Filière administrative

Assistant de Direction

Sous l’autorité de la Direction de la Santé, assure le secrétariat de la direction. Suit les dossiers et les relations avec les partenaires internes et externes.

Activités

  • Assurer l’accueil téléphonique : prise de rendez-vous, orientation, planification, organisation
  • Préparer des dossiers pour réunions avec synthèse des étapes précédentes
  • Prendre des notes pour rédiger des compte rendus, des synthèses, et transmettre ces documents
  • Recueillir et mettre en forme des informations externes et internes
  • Suivre des dossiers et des projets
  • Générer les agendas des consultations des praticiens
  • Assurer le suivi des congés et heures de formation des praticiens
  • Assurer le suivi des travaux demandés au service de la communication
  • Pointer les travaux réaliser par le prothésiste et le laboratoire et valider les factures
  • Participer aux réunions de direction
  • Organiser les tâches de secrétariat
  • Gérer le logiciel Astre : bons de commande ; budget, dépenses CMS / PSE

Connaissances pré-requises

  • Techniques de secrétariat
  • Outil informatique et logiciels bureautiques, Astre

Compétences

  • Autonomie dans l’organisation du travail
  • Rendre compte de son activité
  • Etablir une relation de confiance avec les cadres
  • Prendre des notes
  • Rédiger des compte-rendu, des synthèses
  • Présenter des documents de manière lisible et compréhensible pour tout destinataire
  • Accueillir, orienter, repérer la préoccupation de l’interlocuteur
  • Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur
  • Organiser son temps de travail, prioriser les tâches
  • Sens relationnel
  • Esprit d’initiatives
  • Rigueur, méthode

Conditions d’exercice

  • 35 heures hebdomadaires,
  • Horaires de bureau de 8h30 à 12h et de 13h30 à 17h00

Contraintes

  • Outre la directrice, le temps de travail est partagé avec le médecin référent, les responsables Centres municipaux de santé et Prévention Santé Enfant
  • Exceptionnellement, hors horaires habituels : travail en soirée

Rémunération statutaire, régime indemnitaire, prime annuelle, restaurant municipal, comité des œuvres sociales, participation employeur à la complémentaire santé et prévoyance. La ville est desservie par les RER A et E.

Une candidature motivée, accompagnée d’un curriculum vitae, doit être adressée à :
Monsieur le Maire - 4, Esplanade Louis Bayeurte - 94125 Fontenay sous Bois cedex