Filière administrative

Secrétaire

Sous l’autorité du Directeur des SI, apporte une aide permanente aux cadres en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers.

Activités

  • Réaliser et mettre en forme les travaux de bureautique 
  • Suivre les projets et les activités de la direction 
  • Assurer l’accueil téléphonique et physique au secrétariat 
  • Organiser et planifier des réunions 
  • Gérer le courrier 
  • Classer et archiver les dossiers
  • Gérer les fournitures de bureau
  • Gérer des équipements internes (salle, véhicule), des équipements de prêt 
  • Assurer la gestion administrative des commandes courantes 
  • Assurer le suivi administratif du parc (valorisation,  recyclage,…)
  • Assurer le suivi administratif, facturation, et consommation des contrats télécoms (abonnements, matériel, tableaux de bord…)
  • Réaliser la procédure d’engagement comptable pour la direction, vérifier les données comptables, réaliser les documents correspondants
  • Assister la chargée de gestion administrative et financière pour les tâches courantes concernant les activités en lien avec : bilan d'activité, suivi budgétaire, gestion des temps de travail, suivi administratif des applications, suivi des contrats de maintenance, suivi administratif des marchés publics

Connaissances pré-requises

  • Vocabulaire professionnel du service
  • Règles de l'expression orale et écrite de qualité
  • Standard téléphonique, annuaire internet
  • Logiciels de bureautique
  • Logiciels comptables
  • Fonctionnement d’Internet et de l'intranet
  • Organisation et services de la collectivité
  • Organisation et la gestion du temps
  • Réglementation de la comptabilité publique
  • Code des marchés publics
  • Méthodes d'analyse et de calcul de coûts

                          Compétences

                          • Gérer les dossiers en relation avec les mandataires
                          • Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités
                          • Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
                          • Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
                          • Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
                          • Organiser le classement et l'archivage des dossiers
                          • Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
                          • Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
                          • Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
                          • Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
                          • Organiser les déplacements
                          • Réaliser les engagements comptables
                          • Vérifier la disponibilité des crédits et du rythme de la dépense
                          • Conduire une procédure courante de marchés publics
                          • Établir une relation de confiance avec le cadre ou l'élu
                          • Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat

                                                      Conditions d’exercice

                                                      • 35 heures hebdomadaires

                                                        Ouvert aux titulaires et contractuels de la fonction publique sur le cadre d’emploi des Adjoints administratifs territoriaux.

                                                        Rémunération statutaire, régime indemnitaire, prime annuelle, restaurant municipal, comité des œuvres sociales, participation employeur à la complémentaire santé, 31 jours de congés annuels. La ville est desservie par les RER A et E.

                                                        Une candidature motivée, accompagnée d’un curriculum vitae, doit être adressée à :
                                                        Monsieur le Maire - 4, Esplanade Louis Bayeurte - 94125 Fontenay sous Bois cedex